Privacyverklaring – ITPlanned

1. Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten van ITPlanned, inclusief het gebruik van de websites en applicaties bereikbaar via onder andere:

• itplanned.nl
• itplanned.com
• itplanned.eu
• itplanned.net

en alle bijbehorende subdomeinen.

Ongeacht via welk domein je gebruik maakt van onze diensten, worden jouw persoonsgegevens verwerkt volgens deze privacyverklaring.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Alle bovengenoemde domeinen en diensten worden geëxploiteerd door één juridische entiteit:

ITPlanned is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring, tenzij anders aangegeven.

3. Rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

4. Persoonsgegevens die wij verwerken

5. Doeleinden van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het aanbieden en uitvoeren van de SaaS-dienst
• Accountbeheer en authenticatie
• Klantenservice en ondersteuning
• Systeembeveiliging en fraudepreventie
• Technisch onderhoud en monitoring
• Verbetering van de dienstverlening (zonder tracking of profiling)
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

6. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst
• Gerechtvaardigd belang (zoals beveiliging en optimalisatie)
• Wettelijke verplichting
• Toestemming (indien van toepassing)

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Accountgegevens: zolang het account actief is
• Na beëindiging: maximaal 12 maanden, tenzij anders overeengekomen
• Wettelijke verplichtingen kunnen leiden tot langere bewaartermijnen

Gegevens in het platform worden verwijderd of beschikbaar gesteld voor export op verzoek van de klant.

8. Delen van persoonsgegevens

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening:

• Hosting- en infrastructuurproviders
• E-mail- en notificatiediensten
• Technische dienstverleners

Met alle partijen die persoonsgegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Indien persoonsgegevens worden verwerkt buiten de EER, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals:

• Standard Contractual Clauses (SCC’s)
• Samenwerking met partijen in landen met een adequaatheidsbesluit

Ook bij gebruik van internationale domeinen (.com) blijft de verwerking onderworpen aan de AVG.

10. Cookies en tracking

ITPlanned gebruikt:

• Geen tracking cookies
• Geen marketing cookies

Wij gebruiken uitsluitend technisch noodzakelijke cookies voor:

• sessiebeheer
• beveiliging
• basisfunctionaliteit van de applicatie

Er vindt geen tracking, profiling of gebruikersanalyse plaats.

11. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.

Deze maatregelen omvatten onder andere:

• Versleutelde verbindingen (SSL/TLS) voor alle dataverkeer via de website en applicatie
• Gebruik van Secure Email (S/MIME) voor het digitaal ondertekenen en, waar mogelijk, versleutelen van e-mailberichten
• Verificatie van e-mailafzenders en -integriteit via digitale certificaten
• Toegangscontrole en sterke authenticatie
• Logging en monitoring van systemen
• Beperking van toegang tot persoonsgegevens op basis van het need-to-know principe

Indien de ontvangende partij S/MIME niet ondersteunt, kan e-mail zonder end-to-end encryptie worden verzonden, maar waar mogelijk altijd via een beveiligde (TLS) verbinding.

Hoewel wij passende beveiligingsmaatregelen nemen, kunnen wij geen absolute veiligheid garanderen.

12. Rechten van betrokkenen

Je hebt de volgende rechten:

• Recht op inzage
• Recht op correctie
• Recht op verwijdering
• Recht op beperking van verwerking
• Recht op bezwaar
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Verzoeken kunnen worden ingediend via: web@itsolves.nl

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Verwerkersovereenkomst (DPA)

Voor zakelijke klanten stelt ITPlanned een verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement) beschikbaar.

Hierin worden afspraken vastgelegd over:

• beveiliging
• vertrouwelijkheid
• subverwerkers
• datalekken
• rechten van betrokkenen

14. Datalekken

In geval van een datalek:

• informeren wij klanten zonder onredelijke vertraging
• verstrekken wij relevante informatie over het incident
• ondersteunen wij bij eventuele meldplicht aan toezichthouders

15. Wijzigingen

ITPlanned behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen.

De meest actuele versie is altijd beschikbaar op alle genoemde domeinen.